Ein System der Selbstorganisation von David Allen
Du erfährst:
- wie GTD (Getting Things Done) funktioniert,
- wie du als berufstätige Mutter es für dich nutzen kannst,
- und welche Vorteile dir ein System der Selbstorganisation bringt.
Getting Things Done für Mütter – Ist das Selbstmanagement-System geeignet?
Getting Things Done ist ein System der Selbstorganisation. David Allen hat es in die Welt gebracht. In seinem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag“ (unbezahlte und unbeauftragte Werbung) beschreibt er sein Vorgehen ausführlich. Und ich erkläre dir, wie du es im Mama-Alltag nutzen kannst.
In der Podcast-Episode 95 (www.carolinhabekost.de/095) habe ich verschiedene Zeitmanagement Vorgehen vorgestellt. Getting Things Done für Mütter hatte ich dabei nur kurz angerissen. Deshalb bekommt das System jetzt mehr Aufmerksamkeit. Das Ziel ist, dir das System einmal zu erklären und rauszufiltern, wie du es für dich als berufstätige Mutter umsetzen kannst.
Es sei an dieser Stelle gesagt, dass ich keine zertifizierte GTD-Trainerin bin. Ich habe das Buch gelesen, das System der Selbstorganisation für mich ausprobiert und auch angepasst. Heute teile ich meine Erfahrungen damit. Denn Selbstorganisation ist eine große Stellschraube für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Bei dieser Form der Selbstorganisation geht es darum, Dinge erledigt zu bekommen
Der Name ist Programm. Es geht also nicht nur darum, wie Dinge geplant und organisiert werden. Es geht darum, wie du deine Aufgaben so fertigstellst, dass du diese abhaken kannst. Es geht weniger um Zeitmanagement, sondern um deine Selbstorganisation. Getting Things Done (GTD) hat folgende Kerngedanken:
- Schreibe alles auf und verweise es aus deinem Kopf
Uns fallen hier und da Dinge ein, die wir erledigen sollten. Nur: Sich all diese Dinge zu merken und eine Übersicht darüber zu haben, ist im Kopf schwer. Wenn nicht nahezu unmöglich. Vielleicht kennst du das auch. Vor den Kids, konnte ich mir sehr gut Dinge merken, musste mir vieles nicht aufschreiben.
Jetzt, als berufstätige Mutter, muss ich mir alles aufschreiben. Ansonsten vergesse ich Termine, Rückrufe, Einkäufe etc. Wenn wir die Gedanken an ein To-do nicht aufschreiben und kein zuverlässiges System haben, auf das wir vertrauen, wird dieser Gedanke immer wieder auftauchen.
Und das zu Zeiten, an denen wir dieses To-do nicht erledigen können. Das führt zu emotionalem Stress und dem Gefühl von „Ich habe noch so viel zu tun. Wann soll ich das alles schaffen?“
Wir brauchen also ein System, in das wir diese Gedanken an eine Aufgabe einfügen können. Der Vorteil: rein in das System, raus aus dem Kopf. Das führt zu weniger mentalen Unterbrechungen. So können wir viel bewusster und mit Fokus eine Sache tun. Entweder auf der Arbeit eine Sache gezielt erledigen oder zu Hause mit den Kids bewusst die Familienzeit leben.
Getting Things Done liefert dir ein System, das zuverlässig, logisch und immer verfügbar ist. Dabei schreibt GTD kein Medium vor. Es kann ein digitales oder analoges Tool sein.
- Bestimme sofort den nächsten Schritt
Getting Things Done hat den Anspruch, dass alles in einem System gepflegt wird, also sowohl Berufliches als auch Privates. Innerhalb des Systems kannst du in Listen sortieren. Es geht aber darum, dass du ein einheitliches System für dein ganzes Leben nutzt – eine einheitliche Selbstorganisation.
Getting Things Done denkt dabei immer in Schritten. Das Ziel ist, dass du Dinge erledigt bekommst. Wenn du dir aufschreibst „Kinderkleidung verkaufen“ ist das ein Ziel. In diesem System musst du dein Ziel in Schritte umformulieren, zum Beispiel so:
– zu kleine Kleidung aus dem Schrank sortieren,
– Kleidung abfotografieren, in die passende Onlineplattform einpflegen,
– Versandboxen bereithalten,
– und so weiter.
- Geh regelmäßig deine Listen durch und behalte den Überblick
Ein System kann nur zuverlässig funktionieren, wenn es immer up to date ist. Eine regelmäßige Durchsicht ist deshalb wichtig.
- Einfälle und Aufgaben gehören in das System zur Selbstorganisation
Nicht jeden Gedanken solltest du in das System von Getting Things Done einpflegen, sondern – wie es David Allen – nennt, Einfälle und Aufgaben. Einfälle sind Ideen. Aufgaben sind zu erledigende Dinge. Oder wie ich gerne sage: To-dos.
Der Prozess von Getting Things Done
Zuerst sammelst du alle Aufgaben und Einfälle, im Anschluss sortierst du sie. Es geht darum, die nächsten Schritte zu organisieren und das System regelmäßig zu pflegen. Dann werden die anstehenden Dinge erledigt. GTD besteht aus fünf Schritten:
- Sammeln
- Durcharbeiten
- Organisieren
- Durchsicht / Pflege
- Durchführung
Sammeln
Alle Aufgaben und Einfälle müssen zu 100 % gesammelt werden. In dem Buch wird es auch das Sammeln der losen Enden genannt. Lose Enden sind Dinge, die du bearbeiten möchtest. Es sind Dinge, die noch keinen Abschluss haben. Es geht darum, die losen Enden aus dem Kopf zu verbannen, weil sie sonst immer wieder auftauchen und dich mental unterbrechen.
Wähle ein Hilfsmittel zum Sammeln – deinen Eingangskorb. Es muss etwas sein, was du immer dabeihast, denn diese Aufgaben kommen dir immer und überall in den Kopf. Für eine gute Selbstorganisation hast du deinen Eingangskorb immer griffbereit.
Such dir ein Hilfsmittel aus, was dich anspricht und immer sofort einsatzfähig ist. Du kannst immer einen Notizblock mit Stift bei dir tragen, dir eine Notiz in deinem Smartphone machen oder eine App dafür nutzen.
Einige nehmen auch ihren E-Mail-Posteingang als Sammelbehälter. Ziel ist es, möglichst nur einen Eingangskorb zu haben. Viele nutzen zwei – digital und analog – und synchronisieren diese. Das solltest du dann aber auch zuverlässig tun. Sonst nimm nur einen Eingangskorb.
Der Eingangskorb ist nur zum Sammeln da. Er ist keine To-do-Liste und keine Ablage. Einmal täglich solltest du diesen Korb durchsehen.
Durcharbeiten
Nach dem Sammeln folgt jetzt das Durcharbeiten des Eingangskorbs. Hierbei gibt es zwei Regeln:
- Alles wird von oben nach unten (also in der Reihenfolge, wie es dort liegt) abgearbeitet.
- Eine Aufgabe geht nie zurück in den Eingangskorb. Du entscheidest in dem Moment des Durcharbeitens, was der nächste Schritt ist.
Beim Durcharbeiten des Eingangskorbs überlegst du dir bei jeder Aufgabe: Worum geht es? Ist es eine Aufgabe? Eine Idee? Möchtest du einen Geburtstagskuchen backen? Eine E-Mail schreiben? Einen Termin zusagen? Wenn du beantwortet hast, worum es geht, überlegst du dir, ob bzw. was jetzt zu tun ist. Ist eine Aktion von dir erforderlich?
Ja? Dann gibt es jetzt zwei Möglichkeiten:
- Es handelt sich um ein neues Projekt.
- Es ist ein Handlungsschritt.
Getting Things Done definiert Projekte als alles, was aus zwei Handlungsschritten besteht. Du musst nämlich erst die Klamotten aus den Kinderschränken heraussuchen, bevor du diese abfotografieren kannst, um diese dann online zu verkaufen.
Oder die Aufgabe „Seminar vorbereiten“ beinhaltet die Recherche des Themas, Austausch mit dem Kunden zu seinen Zielen des Seminars, das Erstellen der Agenda, die Ausarbeitung der Agenda, das Heraussuchen von passenden Übungen, die Visualisierung der Inhalte, das Erstellen von Handouts usw.
Für ein eigenes Projekt gibt es eine eigene Liste. Beim Durcharbeiten des Eingangskorbs kommen also alle Aufgaben, die mit dem Kinderkleidungverkauf zu tun haben, auf die Liste „Verkauf Kinderklamotten“. Denn dies ist ein eigenes Projekt. Genauso wie es das Projekt „Seminar vorbereiten“ als Liste gibt.
Handlungsschritte sind Dinge, die du in einem Schritt erledigen kannst. Wenn du einen Handlungsschritt in deinem Eingangskorb hast, dann hast du folgende Möglichkeiten, zu reagieren:
- Delegieren
Wenn es jemand anderen gibt, der diese Aufgabe für dich erledigen kann, dann gibst du diese ab. Du schreibst dieser Person eben eine Nachricht oder rufst kurz an.
- Erledigen
Alles, was du selbst innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst, erledigst du sofort. Zu der Zwei-Minuten Regel habe ich eine separate Podcast-Episode gemacht. Diese findest du hier. www.carolinhabekost.de/082
- Verschieben
Alles, was länger als zwei Minuten dauert, wird in eine Liste geschoben. Der nächste konkrete Schritt wird in die passende Liste übertragen.
Ist beim Durchgehen des Eingangskorbs ein Nein die Antwort auf die Frage: „Ist etwas zu tun?“, dann gibt es hier wiederum drei Möglichkeiten:
- Ab in den Papierkorb damit, schmeiß die Aufgabe weg.
- Stell es zurück
Vielleicht kann die Aufgabe oder die Idee zu einem späteren Zeitpunkt dienlich sein. Dies können Dinge sein, wie „Irgendwann würde ich gerne mal …“ oder „Nach dem Abstillen, da gehe ich mit meiner Freundin in ein Konzert“.
- Leg es ab
Archiviere Dinge aus deinem Eingangskorb. Das kann die Telefonnummer des Notdienstes sein. Oder ein Newsletter mit interessanten Buchtipps.
Organisieren
Nach dem Sammeln und Durcharbeiten, geht es jetzt ans Organisieren. Wie du dich organisierst, hängt davon ab, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht. Wenn Handlungsbedarf besteht, wird zwischen Terminen, Projekte und Aufgaben unterschieden.
Termine im Kalender
Das sind Dinge, die an einem bestimmten Tag, zu einer bestimmten Uhrzeit passieren müssen. Diese Dinge trägst du in den Kalender ein – und nur solche Dinge werden nach Getting Things Done im Kalender eingetragen.
Zum Beispiel ist das Abholen deines Kindes zu einer bestimmten Uhrzeit ein Termin. Genauso wie dein wöchentliches Meeting. Auch Telefonate, die an einem bestimmten Tag um eine bestimmte Uhrzeit erledigt werden müssen, trägst du in den Kalender ein.
Aufgaben in Aufgabenlisten
Bei der Durchsicht hast du Aufgaben in Listen geordnet. Kontextbezogene Listen. Getting Things Done ordnet nicht nach Prioritäten, sondern nach Kontexten. Der Hintergrund: GTD geht von deinen Ressourcen aus.
Je nachdem, zu welchem Zeitpunkt du Dinge in deinen Aufgabenlisten erledigst, stehen dir verschiedene Ressourcen zur Verfügung. Das hängt von der Tageszeit, deinem Gemütszustand etc. ab. Beispiele für die Überschriften einzelner Aufgabenlisten sind: Einkäufe, Internet, Telefon, Kinder, Haushalt, Haustiere, Warten auf …, irgendwann …, vielleicht … etc.
Projekte in der Projektliste
Sobald eine Aufgabe mehrerer Schritte bedarf, ist sie im Getting-Things-Done-Kontext ein Projekt. Um ein Projekt zu erledigen, gibt es die Projektliste und die Liste zum Projekt. Alle Projekte, werden in einer Liste geführt. Das ist die Projektliste. Diese dient zur Übersicht aller Projekte.
Die Liste zum Projekt, ist die, auf der die konkreten Handlungsschritte zum Erreichen des Projektziels stehen. Es müssen nicht alle Schritte darauf vermerkt sein, aber immer der nächste Schritt, der notwendig ist.
Aus meiner Sicht haben wir bereits jetzt schon ausreichend Listen. Aber David Allens Vorgehen besteht darin, jetzt noch eine Kontextliste zu pflegen. Der jeweils nächste Handlungsschritt eines Projektes wird auf diese Liste geschrieben. So soll der Überblick bestehen bleiben und keine Aufgaben verloren gehen.
Papierkorb
Alles, was keine relevanten Infos mehr erhält und keinen Handlungsbedarf mehr hat, kann weggeschmissen werden.
Entwicklung abwarten
Die Irgendwann- /Vielleicht-Liste ist hier ein gutes Beispiel. Hier könnten Dinge draufstehen, zu denen du jetzt noch keine Entscheidung treffen möchtest. Du möchtest ein Event in einigen Monaten besuchen? Weißt aber noch nicht, ob sich dein Kind dann bereits ohne dich ins Bett bringen lässt? Dann warte die Entwicklung ab und entscheide später. Für terminierte Dinge (Rabatt läuft ab, Anmeldeschluss, etc.) kannst du dir die Aufgabe auf Wiedervorlage stellen.
Archiv
Dinge, die du nicht wegschmeißen möchtest, aber du auch keine Entwicklung abwartest, kannst du archivieren. Auch hier wird in Getting Things Done noch in weitere Listen unterteilt. Aus meiner Sicht reicht ein Archiv aus. Nutze hierfür ein kluges System. Zum Beispiel ein digitales, in dem du mit Schlagworten arbeiten kannst. Dann findest du alles ganz einfach wieder.
Durchsicht und Pflege
Du hast jetzt eine Selbstorganisation – ein System, das deinen Kopf entlastet. Damit du darauf vertrauen kannst und du nichts vergisst, musst du dieses System aktuell halten. Das Durchsehen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Methode.
Prüfe regelmäßig deinen Kalender. Dies sollte möglichst mehrmals täglich stattfinden, damit du auch keine Termine verpasst. Zusätzlich musst du regelmäßig deine Listen durchgehen. Je nach Kontext entscheidest du, wann du an welcher Liste arbeitest. Auch das empfiehlt sich, täglich zu tun.
Ein wesentlicher Bestandteil von Getting Things Done ist der Wochenrückblick. Hier reservierst du dir knapp eine Stunde Zeit, um alles durchzugehen. Im Wochenrückblick tust du folgende Dinge:
- weiteres Sammeln von Aufgaben,
- Durchsicht des Eingangskorbs (sodass dieser auf null ist),
- alle Aufgabenlisten durchgehen,
- alle Projektlisten durchgehen,
- Kalender prüfen und aktualisieren.
Erledigung der Aufgaben
Dinge erledigst du dann, wenn die Frage in dir aufkommt: „Was soll ich jetzt tun?“ Hierfür liefert Getting Things Done ein System, nach dem du entscheiden kannst, wann du was erledigst.
- Kontext
Je nachdem, ob du dich gerade im Büro befindest, auf dem Weg zum Kunden, bei der Familie, in deinem Zuhause etc. ist entscheidend, auf welcher Liste du nun Dinge erledigst. Wähle anhand des Kontextes, in dem du dich gerade befindest, was du erledigst. Da du alles in kleinen Handlungsschritten geordnet hast, kannst du jetzt ohne langes Nachdenken Dinge umsetzen.
- Verfügbare Zeit
Je nachdem, wie groß dein Zeitfenster ist, nimmst du dir die passende Aufgabe von einer Liste. Gerader dieser Punkt ist für berufstätige Familien ein Vorteil. Du kannst in unbestimmten Zeitfenstern (z. B. Mittagsschlaf deines Kindes) kleine Dinge erledigen, die jeweils nur 10 Minuten dauern. So bekommst du Dinge erledigt, ohne die Angst haben zu müssen, eine große Aufgabe anzufangen, die du nicht beenden kannst, weil dein Kind spontan kürzer schläft.
- Verfügbare Energie
Wie viel Schlaf hattest du letzte Nacht? Wie gestresst bist du gerade? Deine Energie ist mal höher und mal niedriger. Es gibt Aufgaben, die erfordern eine hohe Energie. Das ist bei mir z. B. das Erstellen eines Ablaufplans für einen Workshop. Andere Dinge benötigen weniger Energie, wie etwa das Ausfüllen der Reisekostenabrechnung.
- Priorität
Welche Aufgabe ist die Wichtigste? Was ist dringlich? Das, was an Aufgaben nach der Einstufung der obigen drei Elemente übrig bleibt, wird nach Priorität sortiert.
Vorteile von Getting Things Done
– einheitliches System – eine Selbstorganisation
– lückenlose Erfassung
– Trennen von Erfassen, Organisieren und Erledigen
– zuverlässig
– allumfassend (beruflich und privat)
Nachteile von Getting Things Done
– Auf den ersten Blick kompliziert und sehr viele Listen
– Du musst deine Alltagsstruktur an das System anpassen
– Es ist eine reine Selbstorganisation. Wie du Dinge effizient erledigst, lernst du hierbei nicht
– Du musst am Ball bleiben, ohne regelmäßige Durchsicht, funktioniert es nicht
– Lange Listen können erschlagend wirken
Getting Things Done für Mütter – Wie kann es ich es für mich nutzen?
Es ist unendlich hilfreich, EIN Organisationssystem für alle Lebensbereiche zu haben. Im Eingangskorb kannst du das To-do abgelegen, das dir gerade in den Kopf kommt. Die Listen teilst du in „privat“ und „beruflich“. Das ist sehr hilfreich, denn so musst du in dem Moment, wo dir etwas einfällt, keine Zeit zum Sortieren investieren.
Ich empfehle einen Eingangskorb, den du immer bei dir hast. Zum Beispiel dein Smartphone.
Die Beachtung von Kontext, verfügbare Zeit und verfügbare Energie spielt Eltern in die Karten. Nicht immer, wenn ein Elternteil Zeit hat, bedeutet es, dass alle anstehenden Aufgaben erledigt werden können. Es hängt eben von den benannten Aspekten ab. Eine einfache To-do-Liste berücksichtigt das nicht.
Mein Fazit: Wir berufstätigen Mütter (Eltern) können uns viel von Getting Things Done abgucken.
Ist es die einzig wahre Methode? Nein. Denn es gibt nicht DAS eine Rezept, mit dem sich alle gut organisieren können. Aber ich finde die Methode so gut, dass ich sie hier ausführlich vorgestellt habe. Und das bedeutet, dass ich die Erfahrung habe, dass vieles von GTD hilfreich ist.
Am Anfang erschlagen einen die vielen Listen vielleicht etwas. Aber je mehr du ausprobierst und anpasst, desto schneller wird es übersichtlich.
Die Methode wirkt manchmal etwas verstaubt und etwas strikt, aber wenn du dir das raussuchst, was für dich passt, dann wirst du viel davon haben. Selbstorganisation kann ein hilfreiches Element sein, damit du Familie und Beruf für dich zufriedenstellend lebst.
Übrigens:
Wir ticken, was unseren Umgang mit Zeit angeht, nicht alle gleich.
Finde hier heraus, welcher Zeit-Typ du bist.
Hallo Carolin. Die GTD Methode auch für Mütter einzusetzen ist ein sehr guter Punkt, an den ich noch nicht gedacht habe. Ich werde es gleich meiner Mutter vorschlagen. Mir gefällt sehr wie du die Prozesse von GTD erklärt hast. Es ist praxisnaher und nicht mehr so realitätsfern, wie die meisten Artikel. Der schwerste Schritt war dennoch für mich der erste in GTD. Es ist nicht leicht eine Aufgabe so zu dokumentiere, dass anschließend die Motivation zur Bearbeitung bestehen bleibt. Daher habe ich einen Artikel für den Blog von Zenkit verfasst, der erklärt, wie eine Aufgabe perfekt dokumentiert wird. Ich hoffe der Artikel dient dir als Inspiration und bietet deinen Lesern weitere Insights.
Danke für deinen Kommentar. Es freut mich, dass du dich auch schon mit der Methode und der Umsetzung auseinander gesetzt hast.