In der heutigen Episode geht es um
- hilfreiche Tools für dein Zeitmanagement als Mama
- Tipps dich zu organisieren und zu strukturieren und
- Ideen deinen Alltag mit Familie und Beruf leichter zu gestalten.
Zeitmanagement für Mütter: So nutzt du deine Zeit effizient und effektiv
Zeitmanagement als Mutter, das ist so eine Sache. Wie soll ich meine Zeit managen, wenn ich nicht weiß, wann ich meine Zeit wie nutzen kann? Die Laune und das Verhalten von Kindern sind nicht planbar. Die logische Folge: Wir schaffen nicht das, was wir uns vornehmen.
Oder: Wir nehmen uns nichts vor, weil wir davon ausgehen, dass wir es ohnehin nicht schaffen. Aber: Das scheinbar Unmögliche ist möglich. Ich zeige dir, wie du deine Zeit effizient und effektiv nutzen kannst.
In der Elternzeit rütteln wir uns meist irgendwie zurecht. Das Kind hat oberste Priorität. Wir lernen, den Haushalt links liegenzulassen. Wir üben, unseren Perfektionismus abzulegen. Unser Alltag ist so strukturiert, dass er zu den Schlafphasen des Kindes passt. Wichtige Termine machen wir zu der Tageszeit ab, zu der das Kind meistens gute Laune hat.
Im Ergebnis fühlt sich alles fremdbestimmt an. Aber meistens geht es den Familien in Elternzeit gut, die sich den Bedürfnissen des Kindes oder der Kinder weitestgehend anpassen.
Wenn beide Elternteile nach der Elternzeit wieder arbeiten, braucht es mehr Organisation. Hier kommt jetzt Zeitmanagement ins Spiel. Wann macht wer wie den Haushalt? Wie kann ich auf meinem Arbeitsplatz effizient arbeiten?
Diese Tools, Methoden und Vorgehensweisen machen es dir leichter
1. Wochenplanung
Eine Wochenplanung hilft, Dinge effektiv und effizient zu erledigen. Einen Wochenplan zu erstellen und einzuhalten, ist aber gar nicht so einfach. Zumal mit Kindern immer alles anders kommt, als gedacht bzw. geplant. Ein Wochenplan braucht also Puffer und Flexibilität. Stichwort: Zeitmanagement. Wir müssen mit unseren 24 Stunden wirklich gut haushalten.
Deine Wochenplanung sollte immer an einem festen Wochentag stattfinden. Ein „guter“ Wochenplan beginnt mit einem Rückblick:
- Wie lief die letzte Woche?
- Was habe ich geschafft?
- Was ist noch offen?
- Was hatte ich mir vorgenommen?
- Was möchte ich die kommende Woche anders machen?
Nach diesem Resümee kannst du die kommende Woche planen.
Für die Planung brauchst du deinen Kalender und einen Ort, an dem du deine Aufgaben sammelst (z. B. eine passende App oder einen Zettel). Zusätzlich benötigst du eine Visualisierung deiner Woche.
Ich mache das z. B. auf einem blanken DIN A4 Zettel. Diesen lege ich mir quer und male für Montag bis Freitag je eine Spalte auf. Du kannst deine Woche auch mit Klebezetteln an einer Wand visualisieren oder eine Pinnwand nutzen. So, wie es dir gefällt.
Alle bereits feststehenden Termine trägst du jetzt in diesen Wochenplan ein. Auch trägst du hier Termine ein, die dir wichtig sind, beispielsweise das gemeinsame Abendessen mit der Familie. Im Anschluss nimmst du dir Aufgaben aus deiner Aufgabenliste und verteilst diese auf die einzelnen Tage. Überlege dir hier ein System, wie viele Aufgaben mit welchem Umfang du pro Tag terminierst.
Ich persönlich wähle immer eine große, wichtige Aufgabe pro Tag und mehrere kleine Aufgaben, die nicht so dringlich sind. Auch verplane ich mir lediglich vier von meinen fünf möglichen Arbeitstagen.
An dem „freien“ Tag erledige ich alles, was ich an den restlichen Tagen nicht geschafft habe. Oder ich erledige To-dos, die spontan in der Woche dazu gekommen sind und aus meiner Sicht sofort erledigt werden sollten.
Diese Art der Planung nutze ich vor allem, wenn ich ausschließlich selbstständig bin und meine Kids jeden Tag im Kindergarten oder in der Schule sind. In Zeiten, in denen ich zusätzlich in Festanstellung arbeite, plane ich „nur“ noch die Tage, an denen ich für meine Selbstständigkeit arbeite.
Nutz ein Board zur Visualisierung deiner Aufgaben
Familienboard, Kanban-Board oder Scrum-Board … vielleicht hast du einen dieser Begriffe schon mal gehört. In der Welt der Agilität werden alle To-dos (also alle Aufgaben, die es gibt) auf Boards geplant. Dies kannst du für dich und deine Familie nutzen oder für dich allein, um deine familiären und / oder beruflichen To-dos zu planen.
In der Episode #045 „Agilität als Lösung für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?“ gehe ich näher auf das Beispiel eines Familienboards ein. Heute nutze ich das Beispiel, wie du dich beruflich mit deinen Aufgaben anhand eines Boards organisieren kannst.
Die Grundidee ist immer gleich: Du schreibst alle deine Aufgaben auf. Entweder tust du das händisch und schreibst ein To-do auf einen Klebezettel. Oder du machst es digital und nutzt zum Beispiel Trello* oder Meistertask*. Dann legst du mehrere Spalten an, zum Beispiel mit:
– zu erledigende Aufgaben,
– geplante Aufgaben,
– in Bearbeitung,
– erledigt.
Für meine Selbstständigkeit nutze ich Klebezettel und habe diese in Spalten an meiner Bürotür hängen. Für die Aufgaben einer Anstellung nutze ich Trello. Hier stelle ich dann mein Aufgabenboard als Startseite im Browser ein. Zusätzlich nutze ich die App auf meinem Smartphone. So kann ich spontan To-dos eintragen, wenn ich beispielsweise gerade in einem Meeting sitze.
In die Spalte „zu erledigende Aufgaben“ schreibst du alle Aufgaben, die du hast. Es kann hilfreich sein, noch eine Markierung zu nutzen. Um die Größe der Aufgabe einzuschätzen, nutze ich zum Beispiel Kleidergrößen wie S, M oder L. Oder du markierst die Aufgaben nach Projekten in Farben. Hauptsache, es ist für dich logisch und schnell nachvollziehbar.
Diese Aufgaben sortierst du regelmäßig nach ihrer Wichtigkeit. Je wichtiger und schneller eine Aufgabe erledigt werden sollte, desto höher nach oben rutscht sie in der Spalte.
In die Spalte „geplante Aufgaben“ kommen alle Aufgaben, die du heute oder in dieser Woche (je nachdem, wie du es für dich besser einteilen kannst) erledigen möchtest. Auch hier priorisierst du.
In dem Moment, wenn du mit deiner Arbeit beginnst, schaust du auf diese Spalte, ziehst die oberste Aufgabe nach „in Bearbeitung“ und dann bearbeitest du diese Aufgabe.
Wenn du fertig bist, schiebst du diese in „erledigt“. Manche legen sich noch eine weitere Spalte „Archiv“ an. Hier kommen dann zum Beispiel alle erledigten Aufgaben der Woche rein. Das ist Geschmackssache.
Mein Tipp: Probier es aus. Variiere mit der Anzahl der Spalten. Teste Klebezettel und probiere auch mal ein digitales Tool aus. Nach einigen Wochen wirst du das für dich passende Board gefunden haben.
Vorteile eines Boards sind:
– Es ist übersichtlich.
– Du hast alle Aufgaben an einem Ort.
– Du hast keine Vorgaben, wann du was erledigen musst.
– Du bleibst flexibel und kannst auch in Zeitslots, die sich spontan ergeben, eine Aufgabe schnell erledigen.
– Du siehst, was du geschafft hast.
2. Was wir uns von Tim Ferriss beim Zeitmanagement abgucken können
„Die 4-Stunden-Woche“* ist ein Buch, in dem es um mehr Zeit, mehr Geld und mehr Leben geht. Einiges aus dieser Lebensphilosophie ist aus meiner Sicht hilfreich für das Zeitmanagement von Eltern. Tim Ferriss nutzt das Pareto-Prinzip, um seine tägliche Arbeitszeit zu reduzieren.
Da in den meisten Familien mindestens ein Elternteil Teilzeit arbeitet, ist dieser Ansatz sehr hilfreich. Das Pareto Prinzips* ist auch als 80-zu-20-Regel bekannt. Diese Regel besagt, dass du 80 % des Ergebnisses in 20 % deines Gesamtaufwands schaffst.
Eine seiner Hauptaussagen ist: „Sei effektiv, nicht effizient“. Es geht ihm nicht darum, irrelevante Dinge möglichst schnell zu erledigen (Effizienz), sondern die richtigen Aktionen zu identifizieren und umzusetzen (Effektivität).
Tim Ferriss empfiehlt eine Informationsdiät. Er liest keine Zeitung und hört keine Nachrichten. Er liest sich beim Vorbeigehen am Kiosk die Headlines durch und den Rest bekommt er automatisch durch Gespräche mit. Wir verbringen viel Zeit mit Medienkonsum. Das kann die Zeitung sein, aber auch soziale Netzwerke oder das Surfen im Internet. Ich teste das gerade und habe unter anderem die Facebook-App von meinem Smartphone gelöscht.
Auch verwendet er das Prinzip Outsourcing. Er bezieht sich dabei primär auf seine Unternehmensführung, aber wir können das wunderbar für uns übernehmen: Welche Dinge tust du ungern und/oder welche nehmen (zu) viel Zeit in Anspruch? Diese kannst du outsourcen, also auslagern, abgeben. Klassische Beispiele sind eine Haushaltshilfe, online Einkaufen oder Fahrgemeinschaften für die Kinder.
Mit Fokus arbeiten und Multitasking sein lassen, ist eine weitere Aussage seines Buches. Wir wissen schon lange, dass es uns nicht guttut, Dinge parallel zu machen. Und vor allem ist es nicht effektiv. Daher: Tu eine Sache zur Zeit. Wenn du hierbei das genannte Pareto-Prinzip für dich nutzt, dann wirst du viel mehr Dinge erledigen. Auch empfiehlt Tim Ferriss, nur Dinge zu machen, die einen weiterbringen. Unter anderem liest der Bücher nicht zu Ende, die ihn nicht weiterbringen.
3. Zeitmanagement für Mamas mit der Getting-Things-Done-Methode
David Allen hat GTD* (Getting Things Done) erfunden und es basiert auf wenigen Regeln. Die wichtigste Regel ist: Alles muss aufgeschrieben werden. Egal, wie klein es ist. Denn dann ist es aus dem Kopf und wir sind innerlich entspannt.
Damit alle Aufgaben übersichtlich gesammelt werden, gibt es einen Eingangskorb, in den alle Aufgaben kommen. Dieser Korb kann digital sein oder ein physischer Korb. Digital kannst du z. B. Wunderlist*, Evernote*, Trello* oder Meistertask* verwenden.
Eine Aufgabe ist alles, was du erledigen musst /willst und was in der Bearbeitung länger als zwei Minuten dauert. Alles, was kürzer ist, wird sofort erledigt. Das ist die zwei-Minuten-Regel. Mehr zu dieser Methode findest du in der Podcast-Episode #082.
Im nächsten Schritt bearbeitest du den Eingangskorb nach folgenden Regeln:
- Du arbeitest alles von oben nach unten ab.
- Du arbeitest immer nur an einer Aufgabe.
- Du legst nichts in den Eingangskorb zurück.
In dieser Phase geht es um eine erste Sichtung der Aufgaben. Du brauchst nicht alle Aufgaben direkt zu bearbeiten. Du sortierst und ordnest in Unterlisten. Diese Methode kannst du gut mit einem agilen Board verbinden.
GTD* ist auf der einen Seite ein System, mit dem du dich organisieren kannst. Au der anderen Seite ist es eine Haltung, wie du mit Aufgaben umgehst. Zu dieser Methode gibt es inzwischen auch eine eigene Podcast-Episode bzw. einen Blogartikel.
4. Ritualisiere wiederkehrende Aufgaben
Bisher habe ich viel von Aufgaben gesprochen – und GTD* empfiehlt, alles aufzuschreiben. Solltest du dann jetzt auch solche Dinge wie Duschen, Wäsche waschen, zur Arbeit fahren etc. aufschreiben? Das ist dir überlassen.
Ich persönlich schreibe alle Aufgaben auf, egal wie klein diese sind. Wenn sie über zwei Minuten dauern. ABER ich schreibe keine Dinge auf, die ritualisiert sind.
Zu den Ritualen gehört zum Beispiel das morgendliche Duschen. Das ist Teil meines Aufsteh- und Wachwerde-Rituals. Das Frühstücksbrot für den Kindergarten macht mein Mann seit Jahren. Auch das ist nirgendwo als Aufgabe aufgeschrieben.
Ich empfehle dir, so viel wie möglich zu ritualisieren. Dann funktionieren diese Dinge automatisch und du musst nicht darüber nachdenken. Zusätzlicher Vorteil: Wenn Abläufe immer gleich sind, laufen die Kids eher mit.
5. Nutz ein Ampelsystem für deine Termine
In deinem (privaten) Terminkalender teilst du deine Termine nach grün, gelb und rot ein. Rote Termine sind welche, die zwingend notwendig sind. Das kann ein Kundentermin sein oder ein Arzttermin.
Gelbe Termine sind welche, die eine Relevanz haben, aber weniger dringlich sind als die roten Termine. Zum Beispiel der Lebensmitteleinkauf oder eine Verabredung auf dem Spielplatz.
Für diese Termine setzt du dir Zeitfenster, da sie zeitlich nicht zwingend gebunden sind. Den Einkauf kannst du am Vormittag machen. Den Spielplatz Besuch auf „ab 15:00 / 15:30 Uhr“ legen. Das entspannt, denn du hast 30 Minuten Spielraum.
Grüne Termine sind möglich Termine, aber keine, die du wahrnehmen musst. Das kann ein offener Spieltreff sein (bei dem man sich nicht anmelden muss) oder ein Waldspaziergang. Wenn du maximal einen roten Termin pro Tag legst, ist dein Tagesablauf gleich viel entspannter.
6. Verplane maximal 60 Prozent deiner Zeit
Es kommen immer unvorhersehbare Dinge, die dein Zeitmanagement ins Schwanken bringen. Daher solltest du nie 100 Prozent ausplanen. Nutz maximal 60 Prozent deines möglichen Volumens und zieh nach jeder Woche (bzw. nach jedem Intervall, in dem du planst) ein Resümee. Passe deine verplante Auslastung an. Meine Erfahrung ist: Je kleiner die Kinder sind, desto geringer sollte das Volumen sein, das du fest verplant.
7. Iss den Frosch zuerst
„Eat that frog“* ist ein amerikanisches Sprichwort. Brian Tracy sagt: Iss morgens einen Frosch und dein Tag wird großartig. Damit ist gemeint, dass die erste Aufgabe, die du am Tag erledigst, die sein sollte, die dir am wenigsten lieb ist.
Wenn du die unliebsame Aufgabe abhaken kannst, erledigst du danach mit mehr Leichtigkeit die anderen Aufgaben. Außerdem fühlst du dich gleich nach der ersten erledigten Aufgabe gut und schiebst die „doofen“ Aufgaben nicht vor dir her.
8. In der Ruhe liegt die Kraft
Zeitmanagement für Mamas heißt auch: Wir brauchen Pausen! Pausen halten dich produktiv. Plane dir Entspannungsmomente in deinen Alltag ein. Das kann eine Mittagspause mit einer netten Kollegin sein, eine abendliche Meditation oder ein Sportkurs.
9. Arbeite in deinem Biorhythmus
Nicht jeder Mensch ist ein Morgenmensch. Einige sind abends produktiver. Wenn möglich, arbeite in deinen produktiven Stunden. Wenn du selbstständig bist oder Gleitzeit hast, kannst du hier deine Arbeitszeiten anpassen.
Ein Beispiel von mir: In der Anfangsphase meines Wiedereinstiegs (in Festanstellung) begann ich, früh zu arbeiten. Ich fuhr um 6 Uhr los, um einerseits nicht in den Berufsverkehr zu kommen. Andererseits, um nachmittags früh Feierabend zu machen und mehr Zeit mit meinen Kindern zu haben. Früh aufzustehen, kostet mich Energie.
Mein Mann musste zusätzlich morgens die Kids alleine fertigmachen und wegbringen. Nachmittags war ich zwar meist früher zu Hause, aber total k.o. Dann wurde unsere Tochter eingeschult und somit musste ein Kind in die eine Himmelsrichtung, das andere Kind in die andere.
So entschieden wir uns, dass jeder morgens ein Kind fährt. Damit hatte sich mein Arbeitsanfang von 7 Uhr auf 9:15 Uhr verschoben. Entsprechend war ich erst zum Abendbrot zu Hause. Das entspricht meinem Rhythmus sehr viel mehr. Ich bin zwar jetzt länger am Tag unterwegs, aber viel fitter.
Du siehst: Zeitmanagement ist eine individuelle Angelegenheit, die gleichzeitig viel Flexibilität erfordert.
Agile Methoden sind deshalb sehr nützlich. Wähle die Tools und Methoden aus, die deiner Persönlichkeit entgegenkommen und teste sie. Du kannst immer wieder wechseln, bis du das System aufgebaut hast, das für dich und deine Familie am besten funktioniert.
Einige Apps und Tools habe ich schon genannt. In den Episoden #047 unter www.carolinhabekost.de/047 und #073 unter www.carolinhabekost.de/073 habe ich etwas ausführlicher über einige Tools / Apps gesprochen.
Zeitmanagement ist etwas, das du erlernen kannst
Zeitmanagement ist allerdings nicht alles. Du hast 24 Stunden am Tag. Egal, wie du diese Zeit für dich nutzt. Deswegen managst du genau genommen nicht deine Zeit, sondern deine Prioritäten. Und diese orientierst du am besten an deinen Werten und deiner Persönlichkeit.
Ein weiterer Faktor ist wichtig: deine Gesundheit. Deine Zeit „besser“ einzuteilen und effizient deine Zeit nutzen, geht mit ausreichend Schlaf und einer gesunden Ernährung leichter. Auch ausreichend Bewegung und frische Luft führt zu mehr Wohlbefinden.
Mein Fazit zum Thema Zeitmanagement
Zusammenfassend sind aus meiner Sicht folgende Dinge für dein Mama-Zeitmanagement relevant:
- Plane deine Aufgaben und finde hier ein für dich passendes System.
- Achte darauf, dass dieses System einfach, übersichtlich und flexibel ist.
- Setz dir Aufgaben bewusst, schmeiß Aufgaben weg und erledige kleine und schnelle Aufgaben sofort.
- Plane deine Woche und setz dir auch in deinen beruflichen Kalender „Blocker“, um Dinge an einem Stück abzuarbeiten.
- Plane dich nie zu 100 Prozent aus.
- Setz dir Zeiten für Ausgleich (Familienzeiten, Paarzeiten und Hobbys) in deinen Kalender.
*Alle genannten Bücher, Tools und Links sind unbezahlte und unbeauftragte Werbung. Ich nenne diese, weil ich einen Mehrwert für dich sehe. Ich bekomme dafür weder Geld noch bin ich Affiliatepartnerin oder bekomme irgendwelche Produkte dafür geschenkt. Es bestehen keine Kooperationen.
Du willst mehr über dein persönliches Zeitmanagement herausfinden?
Dann mach jetzt mein Quiz und erfahre, welcher Zeit-Archetyp du bist und wie du damit zu einem besseren Zeitmanagement kommst.
