Eine Wochenplanung hilft effektiv und effizient Dinge zu erledigen. Aber eine Wochenplanung zu erstellen und diese einzuhalten ist gar nicht so einfach. Zumal mit Kindern immer anderes kommt, als gedacht bzw. geplant. Eine Wochenplanung braucht also Puffer und Flexibilität. Die Wochenplanung sollte immer an einem festen Wochentag stattfinden. 

Eine “gute” Wochenplanung beginnt mit einem Wochenrückblick. Wie lief die letzte Woche? Was habe ich geschafft? Was ist noch offen? Was hatte ich mir vorgenommen? Was möchte ich die kommende Woche anders machen? Nach diesem Resümee, kannst du die kommende Woche planen.

Für die Planung brauchst du deinen Kalender und einen Ort, an denen du deine Aufgaben sammelst (z. B. eine passende App oder einen Zettel). Zusätzlich brauchst eine Visualisierung deiner Woche. Ich mache dies z. B. auf einem blanken DIN A4 Zettel. Diesen lege ich mir quer und male für Montag bis Freitag je eine Spalte auf. Du kannst deine Woche auch mit Klebezettel an einer Wand visualisieren, an einer Pinnwand oder Ähnliches.

Alle bereits feststehende Termine trägst du jetzt in diese Wochenplanung ein. Auch trägst du hier Termine ein, die dir wichtig sind. Z. B. das gemeinsame Abendessen mit der Familie. Im Anschluss nimmst du dir Aufgaben aus deiner Aufgabenliste und verteilst diese auf die einzelnen Tage. Überlege dir hier ein System, wie viele Aufgaben mit welchen Umfang du pro Tag terminierst. Ich persönlich lege immer eine große und wichtige Aufgabe pro Tag. Und mehrere kleine Aufgaben, die nicht so dringlich sind. Auch verplane ich mir lediglich vier von meinen fünf möglichen Arbeitstagen. An dem “freien” Tag, erledige ich alles, was ich an den restliche Tagen nicht geschafft habe. Bzw. erledige ich To Do´s, die spontan in der Woche dazu gekommen sind und aus meiner Sicht sofort erledigt werden sollten.

Diese Art der Planung habe ich vor allem in der Zeit genutzt, in der ich ausschließlich Selbstständig war und meine Kids jeden Tag dreieinhalb Stunden im Kindergarten waren. Seit dem ich auch in Anstellung arbeite, plane ich do “nur” noch die Tage, an denen ich für meine Selbstständigkeit arbeite. 

Familienboard, Kanban-Board oder Scrum-Board…vielleicht hast du einer dieser Begriffe schon mal gehört. In der Welt der Agilität werden für alle To Do´s (also für alle Aufgaben, die es gibt) auf Boards geplant. Dies kannst du für dich und deine Familie nutzen oder für dich allein, um deine familiären und / oder beruflichen To Do´s zu planen. In der Episode #045 “Agilität als Lösung für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?” gehe ich näher auf das Beispiel eines Familienboards ein. Heute nutze ich das Beispiel, wie du dich beruflich mit deinen Aufgaben anhand eines Boards organisieren kannst.

Die Grundidee ist immer gleich: du schreibst alle deine Aufgaben auf. Entweder tust du dies händisch und schreibst ein To Do auf ein Klebezettel. Oder du machst dies digital und nutzt zum Beispiel Trello* oder Meistertask*. Du legst mehrere Spalten an. Zum Beispiel mit:

• zu erledigende Aufgaben
• geplante Aufgaben
• in Bearbeitung
• erledigt

Für meine Selbstständigkeit nutze ich Klebezettel und habe diese in Spalten an meiner Tür hängen. Für die Aufgaben meiner Anstellung, nutze ich Trello. Hier habe ich mein Aufgabenboard als Startseite im Browser eingestellt. Zusätzlich nutze ich die App auf meinem Smartphone. So kann ich spontan To Do´s eintragen, z. B. wenn ich gerade in einem Meeting sitze.

In der Spalte “zu erledigende Aufgaben” schreibst du alle Aufgaben, die du hast. Es kann hilfreich sein, noch eine Markierung zu nutzen. Z. B. für die Größe der Aufgabe in Kleidungsgrößen wie S, M oder L. Oder du markierst die Aufgaben nach Projekten in Farben. Regelmäßig sortierst du die Aufgaben nach der Wichtigkeit. Je wichtiger und schneller die Aufgabe erledigt werden sollte, hängst du diese nach oben in der Spalte.

In der Spalte “geplante Aufgaben” kommen alle Aufgaben, die du heute oder in dieser Woche (je nachdem wie du es für dich besser einteilen kannst) erledigen möchtest. Auch hier priorisierst du.

In dem Moment, wo du mit deiner Arbeit beginnst, schaust du auf diese Spalte mit “geplante Aufgaben” und ziehst die oberste Aufgabe in “in Bearbeitung”. Jetzt bearbeitest du diese Aufgabe.

Wenn du mit der Aufgabe fertig bist, schiebst du diese in “erledigt”. Manche legen sich noch eine weitere Spalte “Archiv” an. Hier kommen dann z. B. alle erledigte Aufgaben der Woche rein. Dies ist Geschmacksache. Mein Tipp: probiere aus. Variiere mit der Anzahl der Spalten. Nutze mal Klebezettel und probiere mal ein digitales Tool aus. Nach einigen Wochen wirst du das für dich passende Board gefunden haben.

Vorteile eines Boards sind:

• es ist übersichtlich
• du hast alle Aufgaben an einem Ort
• du hast keine Vorgaben, wann du was erledigen musst. So bist du flexibel und kannst auch in Zeitslots, die sich spontan ergeben, eine Aufgabe schnell erledigen
• du siehst, was du geschafft hast

“Die 4-Stunden-Woche“* ist ein Buch in dem es um mehr Zeit, mehr Geld und mehr Leben geht. Einiges aus dieser Lebensphilosophie ist aus meiner Sicht hilfreich für das Zeitmanagement von Eltern. Tim Ferriss nutzt das Pareto Prinzip, um seine tägliche Arbeitszeit zu reduzieren. Da in den meisten Familien mindestens ein Elternteil Teilzeit arbeitet, ist dieser Ansatz sehr hilfreich. Das Pareto Prinzips* ist auch als 80-zu-20-Regel bekannt. Diese Regel besagt, dass du 80 % des Ergebnisses in 20% deines Gesamtaufwands schaffst. 

Eine seiner Hauptaussagen ist: “Sei effektiv, nicht effizient”. Es geht ihm nicht darum irrelevante Dinge möglichst schnell zu erledigen (Effizienz), sondern die richtigen Aktionen zu identifizieren.

Tim Ferriss empfiehlt eine Informationsdiät. Er liest keine Zeitung und hört keine Nachrichten. Er liest sich beim Vorbeigehen am Kiosk die Headlines durch und den Rest bekommt er automatisch durch Gespräche mit. Wir verbringen viel Zeit mit Medienkonsum. Dies kann die Zeitung sein, soziale Netzwerke oder das Surfen im Internet. Ich mache gerade den Test und habe z. B. die Facebook App von meinem Smartphone gelöscht.

Auch verwendet er das Prinzip Outsourcing. Er bezieht sich dabei primär auf seine Unternehmensführung. Aber wir können dies wunderbar für uns übernehmen. Welche Dinge tust du ungerne und / oder nehmen (zu) viel Zeit in Anspruch? Diese kannst du outsourcen. Dies können z.B. sein eine Haushaltshilfe, das online Einkaufen oder das Nutzen von Fahrgemeinschaften für die Kinder.

Mit Fokus arbeiten und Multitasking sein lassen, ist eine weitere Aussage seines Buches. Wir wissen schon lange, dass Dinge parallel zu machen, uns nicht gut tut. Und es ist nicht effektiv. Daher: tue eine Sache zur Zeit. Wenn du hierbei das genannte Pareto Prinzip für dich nutzt, dann wirst du viel mehr Dinge erledigen. Auch empfiehlt Tim Ferriss, nur Dinge zu machen, die einen weiterbringen. So liest er z.B. Bücher nicht zu Ende, die ihn nicht weiterbringen. 

David Allen hat GTD* (Getting Things Done) erfunden und es basiert auf wenigen Regeln. Die wichtigste Regel ist: alles muss aufgeschrieben werden. Egal, wie klein es ist. Denn dann ist es aus dem Kopf und wir sind innerlich entspannt.

Damit alle Aufgaben übersichtlich gesammelt werden, gibt es einen Eingangskorb. Alle Aufgaben kommen in dieses Eingangskorb. Dieser kann digital sein oder ein physischer Korb. Digital kannst du z. B. Wunderlist*, Evernote*, Trello* oder Meistertask* verwenden. Eine Aufgabe ist alles, was du erledigen musst /willst und länger als zwei Minuten in der Bearbeitung bedarf. Alles, was kürzer ist, wird sofort erledigt. Das ist die zwei-Minuten-Regel. Mehr zu dieser findest du in der Podcast Episode #082. 

Im nächsten Schritt arbeitest du den Eingangskorb nach folgenden Regeln ab:

• Du arbeitest alles von oben nach unten ab
• Du arbeitest immer nur an einer Aufgabe
• Du legst nichts in den Eingangskorb zurück

In dieser Phase geht es um eine erste Sichtung der Aufgaben. Es müssen nicht alle direkt bearbeitet werden. Du sortierst und ordnest in Unterlisten. Du kannst diese Methode auch gut verbinden mit einem agilen Board.

GTD* ist ein System, mit dem du dich organisieren kannst. Und auch eine Haltung, wie du mit Aufgaben umgehst. Zu dieser Methode werde ich separat noch eine Podcast Episode machen. 

Bisher habe ich viel von Aufgaben gesprochen. Und GTD* empfiehlt alles aufzuschreiben. Solltest du dann jetzt auch solche Dinge wie Duschen, Wäsche waschen, zur Arbeit fahren, etc. mit aufschreiben? Das ist dir überlassen. Ich persönlich schreibe alle Aufgaben auf, egal wie klein diese sind. Wenn sie über zwei Minuten dauern. ABER ich schreibe keine Dinge auf, die ritualisiert sind. D.h. duschen tue ich jeden morgen. Dies gehört zu meinem Aufsteh- und Wachwerden Ritual. Das Frühstücksbrot für den Kindergarten macht mein Mann seit Jahren. Auch das ist nirgendwo als Aufgabe aufgeschrieben.

Ich empfehle dir so viel wie möglich zu ritualisieren. Dann funktionieren diese Dinge automatisch und du musst nicht drüber nachdenken. Zusätzlicher Vorteil: deine Kinder ahmen dir nach. Wenn Abläufe immer gleich sind, laufen die Kids eher mit. 

In deinem (privaten) Terminkalender teilst du deine Termine nach grün, gelb und rot ein. Rote Termine sind welche, die zwingend notwendig sind. Das kann ein Kundentermin sein oder ein Arzttermin. Gelbe Termine sind welche, die eine Relevanz haben aber weniger dringlich sind als die roten Termine. Zum Beispiel Lebensmittel einkaufen oder eine Verabredung auf dem Spielplatz. Diese Termine terminierst du dir in Zeitfenstern. Da sie zeitlich nicht zwingend gebunden sind. Den Einkauf kannst du am Vormittag machen. Den Spielplatz Besuch auf 15:00 / 15:30 Uhr legen. Das entspannt, denn du hast 30 Minuten Varianz. Grüne Termine sind möglich Termine, aber keine, die du wahrnehmen musst. Das kann ein offener Spieltreff sein (bei bei dem man sich nicht anmelden muss) oder ein Waldspaziergang. Wenn du maximal einen roten Termin pro Tag legst, ist dein Tagesablauf gleich viel entspannter. 

Es kommen immer unvorhersehbare Dinge. Daher solltest du nie 100% ausplanen. Nutze maximal 60% deines möglichen Volumens. Und ziehe nach jeder Woche (bzw. nach jedem Intervall, in dem du planst) ein Resümee. Passe deine verplante Auslastung an. Meiner Erfahrung nach, ist das möglich verplante Volumen kleiner, je jünger die Kinder sind. 

“Eat that frog”* ist ein amerikanisches Sprichwort. Brian Tracy sagt: Iss morgens einen Frosch und dein Tag wird großartig. Damit ist gemeint, dass die erste Aufgabe, die du am Tag erledigst, die sein sollte, die dir am wenigsten lieb ist. Wenn du die unliebste Aufgabe abhacken kannst, erledigst du danach mit mehr Leichtigkeit die anderen Aufgaben. Außerdem fühlst du dich gleich nach der ersten erledigten Aufgabe gut. Und schiebst die “doofen” Aufgaben, nicht vor dir her. 

Wir brauchen Pausen! Pausen halten dich produktiv. Plane dir Entspannungsmomente in deinen Alltag ein. Das kann eine Mittagspause mit einer netten Kollegin sein, eine abendliche Meditation oder ein Sportkurs. 

Nicht jeder Mensch ist ein Morgenmensch. Einige sind abends produktiver. Wenn möglich: arbeite in deinen produktiven Stunden. Wenn du Selbstständig bist oder Gleitzeit hast, kannst du hier deine Arbeitszeiten anpassen.

Ein Beispiel von mir: in der Anfangsphase meines Wiedereinstieg begann ich früh zu arbeiten. Ich fuhr um 6 Uhr los, um einerseits nicht in den Berufsverkehr zu kommen. Andererseits um nachmittags früh Feierabend zu machen und mehr Zeit mit meinen Kindern zu haben. Früh aufstehen kostet mich Energie. Mein Mann musste zusätzlich morgens die Kids alleine fertig machen und wegbringen. Nachmittags war ich zwar meist früher zu Hause, aber total k.o. Meine Tochter wurde eingeschult und so muss jetzt ein Kind in die eine Himmelsrichtung. Und das andere Kind, in die andere. So entschieden wir uns, dass jeder morgens ein Kind fährt. Damit fange ich anstatt um 7 Uhr meist erst um 9:15 Uhr an. Dementsprechend bin ich erst zum Abendbrot zu Hause. Das entspricht meinem Rhythmus sehr viel mehr. Ich bin zwar jetzt länger am Tag unterwegs. Aber viel fiter. 

Einige Apps und Tools habe ich schon genannt. Hier eine Übersicht für dich, welche dir helfen können. In den Episoden #047 unter www.carolinhabekost.de/047 und #073 unter www.carolinhabekost.de/073 habe ich etwas ausführlicher über einige Tools / Apps gesprochen.

Wunderlist* – eine digitale To Do Liste

Evernote* – Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen und Dokumenten

Bring* – digitaler Einkaufszettel

Trello* – Projektmanagementsoftware

Meistertask* – Aufgaben- und Projektmanagement Tool

Google Kalender* – digitaler Kalender

Cookidoo* – Rezepte App für Thermomix Nutzer 

Toggl* – Time tracker

7Mind* – Meditations App

Mamikreisel* – Kinderkleidung kaufen oder verkaufen