Ein System der Selbstorganisation von David Allen

Du erfährst:

  • wie GTD (Getting Things Done) funktioniert, 
  • wie du als berufstätige Mutter es für dich nutzen kannst,
  • und welche Vorteile dir ein System der Selbstorganisation bringt. 
#096 Getting Things Done – Ist die Selbstmanagement Methode auch für Mütter geeignet?

Getting Things Done ist eine Methode der Selbstorganisation. Oder besser ein System. Davin Allen hat dieses System in die Welt gebracht. In seinem Buch “Wie ich die Dinge geregelt kriege -Selbstmanagement für den Alltag” (unbezahlte und unbeauftragte Werbung) beschreibt er sein Vorgehen ausführlich.

In der letzten Episode (www.carolinhabekost.de/095) habe ich verschiedene Zeitmanagement Vorgehen vorgestellt. Getting Things Done hatte ich nur kurz angerissen. Heute widme ich eine ganze Folge dieser Form der Selbstorganisation. Das Ziel ist, dir das System einmal zu erklären und rauszufiltern, wie du es für dich als berufstätige Mutter umsetzen kannst.

Es sei an dieser Stelle gesagt, dass ich keine zertifizierte GTD Trainerin bin. Ich habe das Buch gelesen und das System der Selbstorganisation für mich selbst ausprobiert. Und auch angepasst. Heute teile ich euch meiner Erfahrungen damit. Denn Selbstorganisation ist eine große Stellschraube für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

 

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Es geht darum, Dinge erledigt zu bekommen

Der Name GTD ist Programm. Es geht also nicht nur darum, wie Dinge geplant und organisiert werden. Es geht darum, wie du deine Aufgaben so fertig stellst, dass du diese abhacken kannst. Es geht weniger um Zeitmanagement sondern um eine Selbstorganisation.

GTD hat folgende Kerngedanken:

1. Schreibe alles auf und verweise es aus deinem Kopf.

Uns fallen hier und da Dinge ein, die wir erledigen sollten. Nur sich all diese Dinge zu merken und eine Übersicht darüber zu haben, ist im Kopf schwer. Wenn nicht Nahe zu unmöglich. Vielleicht kennst du das auch. Vor den Kids, konnte ich mir sehr gut Dinge merken. Musste mir Vieles nicht aufschreiben. Jetzt als berufstätige Mutter, muss ich mir alles aufschreiben. Ansonsten vergesse ich Termine, Rückrufe, Einkäufe, etc. Wenn wir die Gedanken an ein To Do nicht aufschreiben und kein zuverlässiges System haben, auf das wir vertrauen, wird dieser Gedanke immer wieder auftauchen. Und das zu Zeiten, an denen wir dieses To Do nicht erledigen können. Das führt zu emotionalen Stress und das Gefühl von “Ich habe noch so viel zu tun. Wann soll ich das alles schaffen?”. Wir brauchen also ein System, in den wir diese Gedanken an eine Aufgabe einfügen können. Der Vorteil: rein in das System, raus aus dem Kopf. Das führt zu weniger mentalen Unterbrechungen. So können wir viel mehr bewusst und mit Fokus eine Sache tun. Entweder auf der Arbeit eine Sache gezielt erledigen oder zu Hause mit den Kids bewusst die Familienzeit leben.

GTD liefert dir ein System, dass zuverlässig ist, logisch und immer verfügbar ist. Dabei schreibt GTD kein Medium vor. Das kann ein digitales oder analoges Tool sein. 

2. Bestimmte sofort den nächsten Schritt

GTD hat den Anspruch, dass alles in einem System gepflegt wird. D.h. sowohl Berufliches als auch Privates. Innerhalb des Systems kannst du in Listen sortieren. Es geht aber darum, dass du ein einheitliches System für dein ganzes Leben nutzt – eine einheitliche Selbstorganisation. 

GTD denkt immer in Schritten. Das Ziel ist, dass du Dinge erledigt bekommst. Wenn du dir aufschreibst “Kinderkleidung verkaufen” ist das ein Ziel. In das System musst du dieses Ziel in Schritte umformulieren. Z. B. “zu kleine Kleidung aus dem Schrank sortieren”, “Kleidung abfotografieren”, “in der passenden Onlineplattform einpflegen”, “Versandboxen bereit halten”, etc. 

3. Gehe regelmäßig deine erstellen Listen durch und habe den Überblick

Ein System kann nur zuverlässig funktionieren, wenn es immer up to date ist. Eine regelmäßige Durchsicht ist wichtig, um einen Überblick zu behalten.

4. Einfälle und Aufgaben gehören in das System

Nicht jeder Gedanke sollte in das GTD System eingepflegt werden. Sondern wie es David Allen nennt, Einfälle und Aufgaben. Einfälle sind Ideen. Aufgaben sind zu erledigende Dinge. So wie ich gerne sage To Do`s. 

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Der Prozess von GTD

Zuerst werden alle Aufgaben und Einfälle gesammelt. Im Anschluss sortiert. Es geht darum, die nächsten Schritte zu organisieren und das System regelmäßig zu pflegen. Dann werden die anstehende Dinge erledigt. GTD besteht aus fünf Schritten:

1. Sammeln

2. Durcharbeiten

3. Organisieren

4. Durchsicht / Pflege

5. Durchführung

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Sammeln

Alle Aufgaben und Einfälle müssen zu 100% gesammelt werden. In dem Buch wird es auch das Sammeln von den losen Enden genannt. Lose Enden sind Dinge, die du noch weiter bearbeiten möchtest. Es sind Dinge, die noch keinen Anschluss haben. Es geht darum, die losen Enden aus dem Kopf zu verbannen. Weil sie sonst immer wieder auftauchen und dich mental unterbrechen.

Wähle ein Hilfsmittel zum Sammeln – deinen Eingangskorb. Es muss etwas sein, was du immer dabei hast. Denn diese Aufgaben kommen dir immer und überall in den Kopf. Für eine gute Selbstorganisation hast du deinen Eingangskorb immer bei dir. Suche dir ein Hilfsmittel aus, was dich anspricht und immer sofort einsatzfähig ist. Du kannst immer einen Notizblock mit Stift bei dir Tragen, dir eine Notiz in dein Smartphone machen oder ein App dafür nutzen. Einige Nutzen auch ihren E-Mail Eingangskorb als Sammelbehälter. Ziel ist es, möglichst nur einen Eingangskorb zu haben.

Viele nutzen zwei und synchronisieren diesen dann. Zwei: einen Digitalen und ein Notizblock.

Der Eingangskorb ist nur zum Sammeln da. Es ist keine To Do Liste und keine Ablage. Einmal täglich sollte dieser Korb durchgesehen werden. 

 

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Durcharbeiten

Nach dem Sammeln folgt jetzt das Durcharbeiten des Eingangskorbs. Hierbei gibt es zwei Regeln.

1. Alles wird von oben nach unten (also in der Reihenfolge, wie es dort liegt) abgearbeitet

2. Eine Aufgabe geht nie zurück in den Eingangskorb. Du entscheidest in dem Moment des Durcharbeitens, was der nächste Schritt ist.

Beim Durcharbeiten des Eingangskorbs überlegst du dir bei jeder Aufgabe: Worum geht es? Ist es eine Aufgabe? Eine Idee? Möchtest du einen Geburtstagskuchen backen? Eine E-Mail schreiben? Einen Termin zusagen? Wenn du beantwortet hast, worum es geht, überlegst du dir, ob bzw. was jetzt zu tun ist. Ist eine Aktion von dir erforderlich?

Ja? Dann gibt es jetzt zwei Möglichkeiten. 1. Es handelt sich um ein neues Projekt oder 2. Es ist ein Handlungsschritt.

GTD definiert Projekte als alles, was aus zwei Handlungsschritten besteht. Du musst nämlich erst die Klamotten aus den Kinderschränken raussuchen, bevor du diese abfotografieren kannst, um diese dann online zu verkaufen. Oder die Aufgabe “Seminar vorbereiten” beinhaltet, die Recherche des Themas, Austausch mit dem Kunden zu seinen Zielen des Seminar, das erstellen der Agenda, die Ausarbeitung der Agenda, das Raussuchen von passenden Übungen, die Visualisierung der Inhalte, das Erstellen von Handouts, usw.

Für ein eigenes Projekt, gibt es eine eigene Liste. D.h. beim Durcharbeiten des Eingangskorb kommen alle Aufgaben, die mit dem Kinderkleidungverkauf zu tun haben, auf die Liste “Verkauf Kinderklamotten”. Denn dies ist ein eigenes Projekt. Genauso wie es das Projekt “Seminar vorbereiten” als Liste gibt.

Handlungsschritte sind Dinge, die du in einem Schritt erledigen kannst. Wenn du einen Handlungsschritt in deinem Eingangskorb hast, dann hast du folgende Möglichkeiten zu reagieren:

1. Delegieren

Wenn es jemand anderen gibt, der diese Aufgabe für dich erledigen kann, dann gibst du diese ab. Du schreibst dieser Person eben eine Nachricht oder rufst kurz an. 

2. Erledigen

Alles, was du selbst innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst, erledigst du sofort. Zu der Zwei-Minuten Regel habe ich eine separate Podcast Episode gemacht. Diese findest du unter www.carolinhabekost.de/082

3. Verschieben

Alles, was länger als zwei Minuten dauert, wird in eine Liste geschoben. Der nächste konkrete Schritt wird in die passende Liste übertragen.

 

Ist beim Durchgehen des Eingangskorb ein Nein die Antwort auf die Frage: “Ist etwas zu tun?”, dann gibt es hier wiederum drei Möglichkeiten.

1. Ab in den Papierkorb damit

Schmeisse die Aufgabe weg.

2. Stelle es zurück

Vielleicht kann die Aufgabe oder die Idee zu einem späteren Zeitpunkt dienlich sein. Dies können Dinge sein, wie “Irgendwann würde ich gerne mal…” oder “Nach dem Abstillen, da gehe ich mit meiner Freundin in ein Konzert”.

3. Lege es ab

Archiviere Dinge aus deinem Eingangskorb. Das kann die Telefonnummer des Notdienstes sein. Oder eine Newsletter mit interessanten Buchtipps. 

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Organisieren

Nach dem Sammeln und Durcharbeiten, geht es jetzt an das Organisieren. Wie du dich organisierst, hängt davon ab, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht. Wenn Handlungsbedarf besteht, wird unterschiedenen zwischen Terminen, Projekte und Aufgaben.

Termine im Kalender

Das sind Dinge, die an einem bestimmten Tag, zu einer bestimmten Uhrzeit passieren muss. Diese Dinge werden in den Kalender eingetragen. Und nur solche Dinge, werden im Kalender eingetragen. Zum Beispiel ist das Abholen deines Kindes zu einer bestimmten Uhrzeit ein Termin. Dieser wird im Kalender eingetragen. Genauso wie dein wöchentliches Meeting. Auch Telefonate, die an einem bestimmten Tag um eine bestimmte Uhrzeit erledigt werden müssen, werden im Kalender eingetragen.

Aufgaben in Aufgabenlisten

Bei der Durchsicht hast du Aufgaben in Listen geordnet. Kontextbezogene Listen. GTD ordnet nicht nach Prioritäten, sondern nach Kontexten. Der Hintergrund: GTD geht von deinen Ressourcen aus. Je nachdem, zu welchem Zeitpunkt du Dinge in deinen Aufgabenlisten erledigst, stehen dir verschiedene Ressourcen zu. Das hängt von der Tageszeit, deinem Gemütszustand, etc. ab. Beispiele für die Überschriften einzelner Aufgabenlisten sind: Einkäufe, Internet, Telefon, Kinder, Haushalt, Haustiere, Warten auf, Irgendwann vielleicht, etc.

Projekte in der Projektliste 

Sobald eine Aufgabe mehrere Schritte bedarf, ist es im GTD Kontext ein Projekt. Um ein Projekt zu erledigen, gibt es die Projektliste und die Liste zum Projekt. Alle Projekte, werden in einer Liste geführt. Das ist die Projektliste. Diese dient zur Übersicht aller Projekte. Die Liste zum Projekt, ist die, auf der die konkreten Handlungsschritte zum erreichen des Projektziels drauf stehen. Es müssen nicht alle Schritte drauf stehen, aber immer der nächste Schritt, der notwendig ist.

Aus meiner Sicht haben wir bereits jetzt schon ausreichend Listen. Aber David Allens Vorgehen besteht darin, jetzt noch eine Kontextliste zu pflegen. Der jeweils nächste Handlungsschritt eines Projektes wird auf diese Liste geschrieben. So soll der Überblick bestehen bleiben und keine Aufgaben verloren gehen.

 

Wenn bei der Durchsicht des Eingangskorbes festgestellt wurde, dass kein Handlungsbedarf besteht, dann kann es in den Müll, die Entwicklung kann abgewartet werden oder es kommt in die Sammlung eines Archivs.

Papierkorb

Alles, was keine relevanten Infos mehr erhält und kein Handlungsbedarf mehr hat, kann weggeschmissen werden.

Entwicklung abwarten

Die “Irgendwann / Vielleicht” Liste ist hier ein gutes Beispiel. Hier könnten Dinge draufstehen, zu denen du jetzt noch keine Entscheidung treffen möchtest. Du möchtest ein Event in einigen Monaten besuchen? Weißt aber noch nicht, ob sich dein Kind dann bereits ohne dich ins Bett bringen lässt? Dann warte die Entwicklung ab und entscheide dann. Für terminierte Dinge (Rabatt läuft ab, Anmeldeschluss, etc.) kannst du dir die Aufgabe auf Wiedervorlage stellen.

Archiv

Dinge, die du nicht wegschmeissen möchtest aber du auch keine Entwicklung abwartest, kannst du archivieren. Auch hier wird in GTD noch in weitere Listen unterteilt. Aus meiner Sicht reicht ein Archiv aus. Nutze hierfür ein kluges System. Zum Beispiel ein digitales, wo du mit Schlagworten arbeiten kannst. Dann findest du alles einfach und unkompliziert wieder. 

 

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Durchsicht und Pflege

Du hast jetzt eine Selbstorganisation – ein System, welches dir deinen Kopf entlastet. Damit du darauf vertrauen kannst und du nichts vergisst, muss dieses System aktuell gehalten sein. Das regelmäßige Durchsehen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Methode.

Prüfe regelmäßig deinen Kalender. Dies sollte möglichst mehrmals täglich stattfinden. Damit du auch keine Termine verpasst. Zusätzlich musst du regelmäßig deine Listen durchgehen. Je nach Kontext entscheidest du, wann du an welcher Liste arbeitest. Auch das empfiehlt sich täglich zu tun.

Ein wesentlicher Bestandteil von GTD ist der Wochenrückblick. Hier reservierst du dir bis zu einer Stunde Zeit, um alles durchzugehen. Im Wochenrückblick tust du folgende Dinge

  • Weiteres Sammeln von Aufgaben
  • Durchsicht des Eingangskorbs (so dass dieser auf Null ist)
  • Alle Aufgabenlisten durchgehen
  • Alle Projektlisten durchgehen
  • Kalender prüfen und aktualisieren 

 

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Erledigung der Aufgaben

Dinge erledigst du dann, wenn die Frage in dir aufkommt: “Was soll ich jetzt tun?” Hierfür liefert GTD ein System, nachdem du entscheiden kannst, wann du was erledigst.

1. Kontext

Je nachdem, ob du dich gerade im Büro befindest, auf dem Weg zum Kunden, bei der Familie, in deinem Zuhause, etc. ist entscheidend, an welche Liste du nun Dinge erledigst. Wähle anhand des Kontext, in dem du dich gerade befindest und was erledigen kannst, was du erledigst. Da du alles in kleinen Handlungsschritten geordnet hast, kannst du jetzt ohne langes Nachdenken, Dinge erledigen. 

2. Verfügbare Zeit

Je nachdem wie groß dein Zeitfenster ist, nimmst du dir die passende Aufgabe von einer Liste. Gerader dieser Punkt ist für berufstätige Familien ein Vorteil. Du kannst in unbestimmten Zeitfenstern, wie Mittagsschlaf deines Kindes, kleine Dinge erledigen. Die jeweils nur 10 Minuten dauern. So bekommst du Dinge erledigt, ohne die Angst haben zu müssen, eine große Aufgabe anzufangen, die nicht beendet werden kann. Weil dein Kind spontan kürzer schläft. 

3. Verfügbare Energie

Wie viel Schlaf hattest du letzte Nacht? Wie gestresst bist du gerade? Deine Energie ist mal höher und mal niedriger. Es gibt Aufgaben, die erfordern eine hohe Energie. Das ist bei mir z. B. das Erstellen eines Ablaufplans für einen Workshop. Andere Dinge benötigen weniger Energie. Das ist z. B. das Ausfüllen der Reisekostenabrechnung. 

4. Priorität

Welche Aufgabe ist die wichtigste? Was ist dringlich? Das was an Aufgaben nach der Einstufung der obrigen drei Elemente übrig bleibt, wird nach Priorität sortiert. 

 

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Vorteile von GTD

  • Einheitliches System – eine Selbstorganisation
  • Lückenlose Erfassung
  • Trennen von Erfassen, Organisieren und Erledigen 
  • zuverlässig
  • Allübergreifend (beruflich und privat)
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Nachteile von GTD

  • Auf dem ersten Blick kompliziert und sehr viele Listen
  • Du musst deine Alltagsstruktur an das System anpassen
  • Es ist eine reine Selbstorganisation. Wie du Dinge effizient erledigst, lernst du hierbei nicht 
  • Du musst am Ball bleiben, ohne regelmäßige Durchsicht, funktioniert es nicht
  • Lange Listen können erschlagend wirken

 

GTD für Mütter
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Wie kann es ich als berufstätige Mutter für mich nutzen?

Es ist unendlich hilfreich EIN Organisationssystem für alle Lebensbereiche zu haben. Im Eingangskorb kann das To Do abgelegt werden, welches dir gerade in den Kopf kommt. Er in den Listen teilst du unter Privat und Beruf. Das ist sehr hilfreich. Denn so musst du in dem Moment, wo dir etwas einfällt, keine Zeit zum sortieren investieren.

Ich empfehle einen Eingangskorb, den du immer bei dir hast. Zum Beispiel dein Smartphone.

Die Beachtung von Kontext, verfügbare Zeit und verfügbare Energie spielt Eltern in die Karten. Nicht immer wenn ein Elternzeit Zeit hat, bedeutet es, dass alle anstehenden Aufgaben erledigt werden können. Es hängt eben von den benannten Aspekten ab. Eine einfach To Do Liste berücksichtigt das nicht. 

Mein Fazit: Wir Mütter (Eltern) können uns ganz schön was von GTD abgucken. Ist es die einzig wahre Methode? Nein. Denn es gibt nicht DAS eine Rezept, womit sich alle gut organisieren können. Aber ich finde die Methode so gut, dass ich sie hier ausführlich vorgestellt habe. Und das bedeutet, dass ich die Erfahrung habe, dass vieles von GTD hilfreich ist. Am Anfang erschlägt einen das Listen machen vielleicht etwas. Aber durch ausprobieren und immer wieder anpassen wird es schnell übersichtlich. Die Methode wirkt vielleicht etwas verstaubt und etwas strikt, aber wenn du dir das raussuchst, was für dich passt, dann wirst du viel davon haben. Selbstorganisation kann ein hilfreiches Element sein, damit du Familie und Beruf für dich zufriedenstellend lebst.

Links

(Werbung unbeauftragt und unbezahlt)

Buch Getting Things Done von David Allen

Eine Episode zur Zwei-Minuten Regel www.carolinhabekost.de/082

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